Nueva York obliga a los empleadores a mostrar los expedientes laborales desde el 8 de noviembre

Los trabajadores de Nueva York podrán pedir y recibir una copia completa de su expediente laboral sin costo a partir del 8 de noviembre. La gobernadora Kathy Hochul promulgó la ley SB 3460 durante la recepción anual de reconocimiento laboral en la Escuela de Estudios Laborales y Urbanos de la Universidad de Nueva York (CUNY), junto con otras dos normas de protección al empleo.

La legislación obliga al empleador que reciba un pedido por escrito a entregar el legajo completo en un plazo de cinco días hábiles y sin cargo alguno. Nueva York se suma así a los 17 estados del país que ya garantizan ese acceso.

"Nueva York cuenta con la mejor fuerza laboral del país: nuestros trabajadores impulsan nuestra economía, construyen nuestras comunidades y mantienen a nuestro estado en constante progreso", afirmó Hochul durante el acto. La mandataria sostuvo que las normas firmadas "protegerán su información personal y garantizarán que un día de trabajo arduo se vea recompensado con una remuneración justa".

La ley define el "expediente de personal" de manera amplia: abarca todo registro que un empleador mantenga sobre un trabajador y que se use, se haya usado o pueda usarse para evaluar sus calificaciones, promociones, traslados, remuneración adicional o medidas disciplinarias. La definición excede la carpeta física que guarda el área de Recursos Humanos.

Entre los documentos alcanzados figuran el nombre, domicilio y fecha de nacimiento del empleado; el puesto y la descripción de las tareas; la remuneración y otras compensaciones; la fecha de inicio; la solicitud de empleo y el currículum; y todas las evaluaciones de desempeño. También quedan incluidos los registros en poder de proveedores externos que tengan un contrato con el empleador para conservar o suministrar esa información.

El único límite previsto es que un legajo no debe contener datos personales cuya divulgación constituya una invasión claramente injustificada de la privacidad. En ese marco, la norma se apoya en el mismo criterio de transparencia que rigió otras iniciativas recientes de acceso a la información pública, como la prohibición de carruajes en Central Park impulsada en la ciudad.

Los empleadores podrán limitar las solicitudes a dos por año calendario, aunque ese tope no rige cuando el pedido se motiva en la inclusión de información negativa en el expediente. En esos casos, el trabajador puede reclamar más veces.

La ley también impone una obligación de aviso: el empleador deberá notificar al empleado, dentro de los diez días posteriores a la incorporación de un dato a su legajo, toda información que se haya utilizado o pueda utilizarse para afectar de manera negativa sus aptitudes para el empleo, un ascenso, un traslado, una remuneración adicional o la posibilidad de recibir sanciones.

En el comunicado de la Gobernación, Hochul remarcó que "la transparencia es la base de un entorno laboral moderno y equitativo, pero a demasiados trabajadores se les niega el acceso a los archivos que están en poder de sus empleadores". Según la mandataria, garantizar ese acceso fomenta un diálogo productivo entre trabajadores y empleadores.

La firma se produjo en el marco de un paquete de tres leyes laborales. El acceso a los expedientes personales es la que tiene fecha de entrada en vigor más próxima y la que mayor impacto tendrá sobre las rutinas de las áreas de personal de las empresas que operan en el estado.