Washington exige avisar a trabajadores sobre inspecciones federales I-9 desde octubre

Desde el 1° de octubre, los empleadores del estado de Washington deberán notificar por escrito a sus trabajadores cuando reciban un aviso de inspección federal de formularios I-9 y registros asociados. La obligación surge de la Segunda Ley Sustitutiva de la Cámara 2105, conocida como Ley de Protección de los Trabajadores Inmigrantes, que el gobernador Bob Ferguson aprobó el 30 de marzo.

El plazo para comunicar el procedimiento es de cinco días hábiles desde la recepción del aviso federal. La notificación debe llegar a cada empleado y a su representante autorizado, si lo tuviera, e incluir una copia del documento enviado por la agencia federal.

La comunicación deberá identificar al organismo responsable, detallar los registros solicitados e incluir contactos de asistencia para inmigrantes. Los datos tendrán que presentarse en inglés y en los cinco idiomas distintos del inglés más utilizados en Washington. La Fiscalía General será la encargada de identificar y aprobar la organización que figure en el aviso.

La empresa también deberá publicar la comunicación en un lugar visible donde habitualmente coloque información para el personal, y mantenerla allí hasta que concluya el procedimiento. Además, tendrá que enviarla por el canal de contacto habitual, ya sea entrega en mano, correo con constancia, email o mensaje de texto.

Una vez recibido el resultado escrito de la revisión, el empleador contará con otros cinco días hábiles para informar a cada trabajador afectado y a su representante. La ley define como afectada a la persona que podría carecer de autorización federal para trabajar o cuyos documentos presenten deficiencias.

En esa instancia, la empresa deberá entregar una copia del informe federal y explicar las obligaciones que surjan de la revisión. La notificación tendrá que precisar los problemas identificados, el período disponible para corregirlos y las posibles fechas de una reunión. El empleado tendrá derecho a contar con representación durante ese encuentro.

La normativa prohíbe interferir, limitar o negar el ejercicio de los derechos reconocidos. El empleador tampoco podrá tomar represalias contra una persona por presentar una denuncia, participar en una investigación o testificar en un procedimiento. La prohibición alcanza amenazas o decisiones basadas en el estatus migratorio del empleado o de alguno de sus familiares.

Los empleadores no podrán imponer verificaciones o reverificaciones de autorización laboral superiores a las requeridas por la legislación federal. Las auditorías internas del formulario I-9 no serán obligatorias y, si se realizan, deberán respetar las disposiciones contra la discriminación y las represalias, además de los convenios colectivos aplicables.

La Fiscalía General podrá investigar posibles infracciones por iniciativa propia o tras recibir una denuncia. También estará facultada para solicitar documentos, testimonios orales y respuestas escritas, además de iniciar acciones judiciales.

Por cada empleado que no reciba una notificación ajustada a los requisitos, un tribunal deberá ordenar a la empresa el pago de una multa de US$500 a la Fiscalía General. La cifra se duplicará si el incumplimiento fue intencional.

Los trabajadores, exempleados, personas perjudicadas y organizaciones que los representen podrán presentar demandas privadas. La indemnización podrá alcanzar los daños reales o una suma equivalente a 40 veces el salario mínimo estatal por hora, por demandante y por infracción, según cuál resulte mayor.

El Senado había respaldado la iniciativa el 5 de marzo, con 27 votos a favor y 21 en contra, mientras que la Cámara de Representantes la aprobó el 11 de marzo por 58 votos contra 38. La norma fue presentada ante la Secretaría de Estado el 31 de marzo y entró parcialmente en vigor el 11 de junio. Las secciones que regulan los carteles, avisos, prohibiciones, investigaciones y sanciones comenzarán a aplicarse el 1° de octubre.